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Seulement 3 heures : un atelier pour construire le backlog produit

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Ateliers / Complément aux vidéos / La gestion de produit en pratique

Seulement 3 heures : un atelier pour construire le backlog produit

Note de l'auteur

Je dois dire que le premier épisode de cette nouvelle série commence très fort ! Ce n’est pas seulement la présentation d’un énième atelier agile. Jean-Pierre Lambert et Constantin Guay nous font une nouvelle démonstration de ce qu’est la délivrance de valeur ! Construire son backlog en une demi-journée c’est beau sur le papier, mais qu’est ce que ça donne en conditions réelles ? Et bien ça fonctionne. Jean-Pierre Lambert et Constantin Guay ont éprouvé et amélioré l’atelier au cours de sa mise en application pour de véritables produits et en situations professionnelles.

Table des matières

Introduction

Souvenez-vous du post-mortem de l’équipe Panda la semaine dernière… elle a fait le désagréable constat de son échec : terminer la mission à bout de souffle pour finalement livrer un produit ne répondant pas aux besoins de l’utilisateur, et encore, quand il arrivait à se connecter.

Nouvelle semaine, nouveau projet, l’équipe Panda 🐼 est déterminée à prendre les choses en main. Après une brève réflexion sur le backlog, le Scrum Master propose de se référer à l’atelier qu’il a suivi lors du Frug’Agile 2020 : créer son backlog produit en une demi-journée

C’est un vrai défi de commencer un nouveau projet pour une équipe. Elle commence souvent par une phase de cadrage assez longue mais il y a une autre manière de faire. Je vais vous présenter une autre façon de commencer un projet, basé sur nos expériences vécues avec de vraies équipes. L’atelier que nous allons voir aujourd’hui avait été créé au départ pour la conférence Frug’Agile 2020 mais nous l’avons depuis éprouvé et amélioré en situation réelle chez plusieurs clients.

Présentation de l’atelier créer le backlog en 3h

Cet atelier doit vous permettre de construire votre backlog en une demi-journée. Qui devrait participer ? Non seulement ceux que nous appelons les parties prenantes (Sponsors, groupe d’utilisateur, client, etc.) mais surtout ceux qui vont réaliser le produit : l’équipe d’experts. Il est fondamental qu’elle puisse comprendre la vision produit et est souvent force de propositions pertinentes.

Première phase – 40’ maxi – La vision produit : elle consiste à définir, partager et comprendre quel est l’objectif de l’équipe. Elle constitue le point de départ qui permettra de trouver les bons objectifs de sprint. Vous verrez qu’il n’est pas si simple d’accompagner les participants pour faire émerger la vision produit. Vous pouvez vous aider d’outils comme le Product Vision Board de Roman Pichler ou un Lean Canvas.

J’en profite pour remercier Roman Pichler pour tous les outils qu’il met à la disposition de la communauté 🙏 !!!

POUR RéUSSIR L’ATELIER SUR LA VISION PRODUIT

  • Ne cherchez pas la vision parfaite immédiatement
  • 20 à 40 minutes maximum
  • Continuez d’affiner la vision produit durant la suite de l’atelier
  • Cette vision structure la suite de l’atelier
  • Tous les participants sont invités à s’exprimer
  • Ecrivez la vision de manière qu’elle soit comprise et partager par tous

A la fin de cette phase nous obtenons : une vision produit clairement exprimée et partagée par tous.

Deuxième phase – 60’ maxi – Le parcours utilisateur : aussi appelé user story mapping, c’est un atelier qui va nous permettre de visualiser le cheminement d’un utilisateur pour aller d’un point A à un point B. Ce parcours va nous permettre de faire émerger des récits utilisateurs (users story). C’est aussi un formidable outil pour se conditionner à avoir une vision produit. Pour aller plus loin sur le sujet des récits utilisateurs, découvrez la formation Scrum Life comment construire le bon produit :

POUR RéUSSIR Le parcours utilisateur

  • Il modélise un parcours et les interactions entre les différents acteurs
  • C’est une première version du produit : restez simple et compter 60 minutes maximum
  • Concentrez vous sur un seul utilisateur (ou groupe d’utilisateurs)
  • Evitez les embranchements et les scénarios alternatifs
  • Faites des allers-retours avec la vision produit

Durant cette phase, vous pourrez ajuster quelques éléments de la vision de produit vue dans l’étape précédente : préciser la cible par exemple. C’est aussi ici que nous allons parler des early adopters, c’est-à-dire des personnes qui sont prêtes à utiliser votre produit même s’il n’est pas parfait. Tout le travail fait sur le parcours utilisateur peut permettre de mettre en lumière des carences de la vision produit et si nécessaire de l’affiner.

Le parcours utilisateur permet de visualiser immédiatement comment faire pour que l’utilisateur atteigne son objectif le plus rapidement possible. Pour certains éléments du parcours il sera indispensable de créer quelque chose mais vous pourrez dans certains cas utiliser ce qui existe déjà.

A la fin de cette phase nous obtenons : le parcours utilisateur et pour chacune de ces étapes les éléments identifiés qui sont nécessaires pour l’atteindre. Même si ce n’est pas parfait, l’utilisateur peut passer chaque étape et finaliser son objectif. Il s’agit pour l’instant d’une version simple du parcours. À ce stade il n’est pas encore découpé en jalon ou en version.

L’heure de la pause : il est conseillé de faire au moins une pause dans l’atelier. La fin de cette phase peut être le bon moment.

Troisième phase – 60’ maxi – Le premier Sprint : pour commencer nous pouvons nous demander quel sera notre premier objectif de sprint. Nous allons pour cela nous baser sur la vision produit et sur le parcours utilisateur réalisés lors des deux premières phases. Attention à définir d’abord l’objectif et seulement ensuite ce que nous allons réaliser dans le sprint.

POUR RéUSSIR LE PREMIER SPRINT

  • Prévoir en priorité ce que nous voulons réaliser dans le premier sprint
  • Cela ne doit pas prendre plus de 60 minutes
  • L’objectif du sprint doit être piloté par la vision produit
  • Découper et réduire jusqu’à atteindre quelque chose de faisable durant le premier sprint et qui se rapproche de la vision produit

En entrant dans le concret nous nous rendrons peut-être compte que la vision produit n’est pas encore assez bien définie. N’hésitez pas à la retravailler si tel est le cas. Les objectifs de sprint découlent littéralement du travail réalisé lors de la première phase de l’atelier : la vision produit. Ils sont donc plus facilement et plus naturellement définit par l’équipe.

A la fin de cette phase nous avons : affiné la vision produit, défini l’objectif de sprint qui s’inscrit dans cette vision, créé les parcours utilisateurs qui permettent d’atteindre l’objectif de sprint. Autant d’éléments qui mettent l’équipe en confiance et dans les meilleures dispositions pour qu’elle s’implique dans la réalisation de l’objectif de sprint.

Tout cela peut esquisser un début de roadmap agile que nous vous avons présenté dans cette vidéo :

L'atelier fonctionne-t-il en situations réelles ?

C’est vrai que cela peut sembler trop beau pour être vrai. Pourquoi cet atelier serait plus pertinent et plus efficace que les traditionnelles réunions de cadrage soi-disant agile parfois appelé sprint zéro. Si vous ne connaissez pas encore notre avis sur le sujet visionnez cette vidéo :

Alors voilà pourquoi cet atelier fonctionne :

  • Focus sur l’objectif : Une des clés de cet atelier c’est que nous focalisons notre attention sur les objectifs, les buts à atteindre. Les fonctionnalités ne sont abordées qu’à la fin du processus. Elles découlent de la vision produit et des parcours utilisateurs. Les fonctionnalités servent l’objectif !
  • L’analogie de l’escalier : Chaque marche représente une itération qui doit nous rapprocher de la vision produit. Nous ne connaissons pas pour autant à l’avance les marches que nous allons franchir. Elle constitue à chaque fois une occasion d’apprendre et de découvrir quel chemin emprunter pour atteindre notre vision produit. Chaque itération est une opportunité.

Quand estime-t-on ?

L’atelier nous a permis de construire le premier sprint. Pourtant nous n’avons pas passé de temps à estimer.

C’est vrai que dans la première version de l’atelier nous avions intégré une phase d’estimation. En fait cette phase était légitime dans les mises en situation lors de conférences mais elles ne sont pas recommandées en conditions réelles. L’idée est d’amener l’équipe d’experts à adopter une approche différente : rechercher ce qu’elle va pouvoir livrer comme valeur à l’issue de l’itération.

Scrum n’est pas un outil de découpage de gros travaux en petits blocs. Cela n’amènerait que des contraintes sans aucune plus-value. Il s’agit de rechercher ce que nous pouvons délivrer comme valeur dans le temps de l’itération. Bien sûr cette notion mériterait que l’on s’y attarde et nous reviendrons dessus à l’avenir.

Que faire lorsqu'on a déjà un backlog produit ?

Vous faites cet atelier mais il existe déjà un backlog produit ? Personne n’aura envie de mettre à la corbeille un backlog de 200 éléments bien définis… et c’est tout à fait normal. Nous appelons ce comportement le biais des coûts irrécupérables.

Une seule option si vous souhaitez que l’atelier ne soit pas une perte de temps : préparez la personne qui à réalisé ce backlog pour qu’elle accepte d’y renoncer.

L’atelier est-il compatible avec Scrum version 2020 ?

La nouvelle version du Scrum Guide 2020 introduit une nouvelle notion : l’objectif produit (Product Goal). Il s’agit d’un objectif à moyen terme qui permet d’avancer sur une vision produit. Contrairement à l’objectif de sprint il se conduit sur plusieurs itérations. Si nous reprenons notre analogie de l’escalier, il constitue des objectifs paliers qui doivent toujours nous rapprocher de notre vision produit. Alors oui, cet atelier s’inscrit dans l’état d’esprit du Scrum Guide 2020

Glossaire

Backlog produit (product backlog)

Liste d’options envisagées pour l’avenir du produit

Objectif de sprint (sprint goal)

Objectif qui donne le sens de l’itération (sprint)

Récit utilisateur (User Story)

Une expression du besoin et du gain attendu d’un groupe d’utilisateur exprimés avec ses mots

Faites votre veille : Sources et liens complémentaires

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